Gedragscode integriteit

 

Deze gedragscode is opgesteld door Koninklijke BAM Groep nv en is een instructie aan alle medewerkers van Koninklijke BAM Groep nv en aan alle medewerkers en leden van de directies van de in Nederland werkzame dochtermaatschappijen van Koninklijke BAM Groep. De dochtermaatschappijen van Koninklijke BAM Groep werkzaam in het buitenland kennen elk een op deze gedragscode afgestemde gedragscode, die een instructie is aan alle medewerkers van de betreffende dochtermaatschappij.

 

De raad van bestuur verstrekt deze gedragscode aan alle medewerkers van Koninklijke BAM Groep nv; elke directie verstrekt de betreffende gedragscode aan de medewerkers van haar vennootschap. De gedragscode geldt voor een ieder die op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam is bij Koninklijke BAM Groep en maakt onlosmakelijk deel uit van de individuele arbeidsovereenkomst.

 

Verantwoordelijkheid ten opzichte van opdrachtgevers 
Vertrouwen
Voor Koninklijke BAM Groep is het essentieel dat opdrachtgevers vertrouwen stellen en kunnen blijven stellen in de onderneming. Daarom zal Koninklijke BAM Groep zich houden aan algemeen aanvaarde maatschappelijke normen en waarden en aan lokale wetten en regels, in het bijzonder bij de verwerving en bij de uitvoering van opdrachten.

 

Eerlijke concurrentie 
Zo dienen leidinggevenden en medewerkers van Koninklijke BAM Groep zich te onthouden van gedragingen die strijdig zijn met het Europese en toepasselijk nationaal mededingingsrecht, van gedragingen op grond waarvan een aannemer in gevolge artikel 24, sub c t/m sub g van Richtlijn 93/37/EEG kan worden uitgesloten van deelname aan een aanbesteding en van elke andere strafbare gedraging in het verkeer met opdrachtgevers.
In het bijzonder zullen medewerkers van Koninklijke BAM Groep over prijs en/of andere voorwaarden van een uitgebrachte aanbieding uitsluitend met de desbetreffende aanbesteder, opdrachtgever of klant overleg voeren en uitsluitend aan deze mededelingen daarover doen.

 

Zakelijke verhoudingen 
Het verwerven en uitvoeren van opdrachten dient te geschieden binnen een zakelijke verhouding. Het is dan ook niet toegestaan geschenken te geven of te accepteren dan wel gratis diensten of producten te leveren aan of te accepteren van (potentiële) opdracht gevers, relaties van (potentiële) opdrachtgevers of derden met wie zakelijke relaties worden onderhouden. Kleine attenties zijn uitsluitend toegestaan als blijk van waardering en voor zover deze de ontvanger tot niets verplichten. Geschenken die kunnen worden omgezet in geld of daarmee zijn gelijk te stellen, zijn altijd onaanvaardbaar. Betalingen die Koninklijke BAM Groep in verlegenheid kunnen brengen zijn niet toegestaan. Niet alleen de hoogte, maar ook de aard van de betaling is daarbij van belang. Bij twijfel dient met de compliance officer te worden overlegd.
Geschenken met een tegenwaarde van meer dan € 100,- moeten in elk geval worden gemeld aan de compliance officer.
Wanneer een leidinggevende of medewerker door een geschenk in verlegenheid wordt gebracht, meldt hij of zij dit aan de compliance officer, die vervolgens bepaalt hoe dient te worden gehandeld. Het in de hoedanigheid van medewerker van Koninklijke BAM Groep versturen of aanvaarden van uitnodigingen voor niet-zakelijke activiteiten behoeft de toestemming van de raad van bestuur of de betrokken directie, die daartoe advies inwint van de compliance officer.

 

Administratie en factuurverwerking 
Transacties met opdrachtgevers dienen schriftelijk te worden vastgelegd in de administratie volgens de daarvoor geldende procedures.
De administratie van elk project dient volledig, juist en inzichtelijk te zijn. Facturen dienen volgens wettelijke regels en zakelijke gebruiken te worden opgesteld. Contante betalingen of een contant te maken betaling mogen nimmer worden geaccepteerd, tenzij de betaling geschiedt overeenkomstig algemeen aanvaarde controleprocedures.

 

Verantwoordelijkheid ten opzichte van zakenpartners 
Vertrouwen 
Koninklijke BAM Groep verwacht van leveranciers, onderaannemers, joint-venture-partners en dienstverleners dat zij het vertrouwen dat Koninklijke BAM Groep in hen heeft, niet schenden. Afspraken dienen stipt te worden nagekomen. Bedoelde zakenpartners mogen hetzelfde van Koninklijke BAM Groep verwachten.

 

Eerlijke concurrentie 
In het zakendoen met zakenpartners worden objectieve en zakelijke afwegingen gemaakt bij opdrachtverlening en samenwerking. Het verkrijgen van informatie over concurrenten, leveranciers, onderaannemers en dienstverleners geschiedt uitsluitend op een wettige manier. Koninklijke BAM Groep zal geen gebruik maken van leveranciers, onderaannemers of wie dan ook om wetten en regels te overtreden of te omzeilen, dan wel te handelen in strijd met hetgeen in het maatschappelijke verkeer als algemeen geaccepteerd wordt beschouwd.
Medewerkers dienen zich te onthouden van iedere strafbare gedraging in het verkeer met zakenpartners.

 

Zakelijke verhoudingen 
De selectie van zakenpartners geschiedt uitsluitend op basis van zakelijke gronden. Het is dan ook niet toegestaan geschenken te geven of te accepteren dan wel gratis diensten of producten te leveren aan of te accepteren van (potentiële) concurrenten, leveranciers, onderaannemers, relaties daarvan of derden met wie zakelijke relaties worden onderhouden. Kleine attenties zijn uitsluitend toegestaan als blijk van waardering en voor zover deze de ontvanger tot niets verplichten. Geschenken die kunnen worden omgezet in geld of daarmee zijn gelijk te stellen, zijn altijd onaanvaardbaar. Betalingen die Koninklijke BAM Groep in verlegenheid kunnen brengen zijn niet toegestaan. Niet alleen de hoogte, maar ook de aard van de betaling is daarbij van belang. Bij twijfel dient met de compliance officer te worden overlegd.
Geschenken met een tegenwaarde van meer dan € 100,- moeten in elk geval worden gemeld aan de compliance officer.
Wanneer een leidinggevende of medewerker door een geschenk in verlegenheid wordt gebracht, meldt hij of zij dit aan de compliance officer, die vervolgens bepaalt hoe dient te worden gehandeld. Het in de hoedanigheid van medewerker van Koninklijke BAM Groep versturen of aanvaarden van uitnodigingen voor niet-zakelijke activiteiten behoeft de toestemming van de raad van bestuur of de betrokken directie, die daartoe advies inwint van de compliance officer.

 

Administratie en factuurverwerking 
Transacties met zakenpartners dienen schriftelijk te worden vastgelegd in de administratie volgens de daarvoor geldende procedures.
Facturen dienen volgens wettelijke regels en zakelijke gebruiken te worden opgesteld. Contante betalingen of een contant te maken betaling mogen nimmer worden geaccepteerd, tenzij de betaling geschiedt overeenkomstig algemeen aanvaarde controleprocedures.

 

Veiligheid, gezondheid en milieu 
Bij de voorbereiding, planning en uitvoering van werken moeten ook de zakenpartners van Koninklijke BAM Groep alle geldende voorschriften en regels op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu naleven. Koninklijke BAM Groep zal op naleving door zakenpartners van die voorschriften en regels toezien en hen zonodig wijzen op het bestaan van die voorschriften en regels, alsmede op het feit dat deze dienen te worden nageleefd.

 

Verantwoordelijkheid ten opzichte van elkaar en de maatschappelijke omgeving 
Maatschappelijke normen en waarden 
Iedere medewerker heeft eigen ambities, normen en waarden. Ook binnen Koninklijke BAM Groep gelden ambities, normen en waarden. Meer specifiek zijn dat: integriteit, openheid, ondernemerschap, klantgerichtheid, vakmanschap, resultaatgerichtheid, samenwerking, flexibiliteit en oplossingsgerichtheid.
Voor alle individuele en binnen het bedrijf geldende ambities, normen en waarden geldt dat deze dienen te passen binnen algemeen aanvaarde maatschappelijke normen en waarden. In alle situaties zijn medewerkers van Koninklijke BAM Groep verplicht zich te houden aan deze algemeen aanvaarde maatschappelijke normen en waarden.
Medewerkers dienen zich te onthouden van iedere strafbare gedraging jegens elkaar en jegens derden.

 

Rechtvaardigheid 
Medewerkers worden beoordeeld op hun prestaties en hun bewezen kwaliteiten. Discriminatie op grond van ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, leeftijd, geslacht, handicap, seksuele voorkeur of anderszins wijst Koninklijke BAM Groep uitdrukkelijk af. Fysieke, mondelinge of seksuele intimidatie wordt niet getolereerd. Medewerkers wordt geadviseerd bij klachten de compliance officer in te schakelen.

 

Veiligheid, gezondheid en milieu 
Bij de voorbereiding, planning en uitvoering van projecten dienen alle geldende voorschriften en regels op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu te worden nageleefd. Het onjuist toepassen daarvan is niet geoorloofd. Koninklijke BAM Groep zal zorgen voor een goede en veilige werkomgeving en inrichting van de werkplek, onder meer door te voldoen aan alle wettelijke vereisten. Iedere medewerker draagt hieraan bij door alle regels die gelden voor veilig en gezond werken ook daadwerkelijk na te leven. Onveilige werksituaties dienen direct te worden opgeheven en te worden gerapporteerd aan de direct leidinggevende.
Koninklijke BAM Groep wil bijdragen aan een verantwoorde ontwikkeling van de gebouwde omgeving. Een goed milieuzorgbeleid is in de dagelijkse bedrijfsvoering geïntegreerd. Van medewerkers wordt verwacht dat zij geen handelingen verrichten die strijdig zijn met deze doelstelling.

 

(Neven)functies 
Politieke aspiraties van, of het vervullen van al dan niet openbare (neven)functies door medewerkers mogen niet strijdig zijn met de wet. Zo nodig moet kenbaar worden gemaakt dat niet namens Koninklijke BAM Groep meningen worden verkondigd en standpunten worden ingenomen. Het is niet geoorloofd naar derden uitingen te doen die de economische en (im)materiële ondernemingsbelangen van Koninklijke BAM Groep kunnen schaden.
Medewerkers mogen geen betaalde of onbetaalde nevenactiviteiten verrichten waarvan uitoefening mogelijk in conflict kan komen met de belangen van Koninklijke BAM Groep of een dochtermaatschappij van Koninklijke BAM Groep. Bij twijfel dient met de raad van bestuur respectievelijk de directie te worden overlegd.

 

Geheimhouding 
Medewerkers zijn verplicht tot volledige geheimhouding tegenover derden van alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. Bij twijfel dient met de compliance officer te worden overlegd.
De verplichting tot geheimhouding van vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden blijft ook na beëindiging van het dienstverband van kracht.
De raad van bestuur respectievelijk de directie van een dochtermaatschappij kan schriftelijk ontheffing van de geheimhoudingsplicht verlenen.

 

Boekhouding 
Er mogen geen boekingen worden verricht of facturen worden opgemaakt die de ware aard van een transactie verdoezelen. De boekhouding moet overeenstemmen met algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes en moet zijn ingericht volgens principes en geldende richtlijnen van Koninklijke BAM Groep.
Declaraties dienen altijd onderbouwd te zijn en te kunnen worden gerechtvaardigd.

 

‘Klokkenluiders’-regeling
Koninklijke BAM Groep kent een regeling die erin voorziet dat medewerkers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden in de onderneming waarin zij werkzaam zijn. De raad van bestuur ziet erop toe dat deze regeling voor alle medewerkers toegankelijk is.

 

Verantwoordelijkheid ten opzichte van aandeelhouders 
Vertrouwen 
De aandeelhouders zijn de uiteindelijke gezamenlijke eigenaren van Koninklijke BAM Groep. Zij mogen ervan uitgaan dat hun belangen goed worden beheerd, dat Koninklijke BAM Groep verantwoord en efficiënt omgaat met geld, productie, materiaal en informatie en dat de bedrijfsvoering erop is gericht om de aandeelhouders waarde van Koninklijke BAM Groep uiteindelijk te vergroten.

 

Bedrijfseigendommen 
De bedrijfsactiviteiten vereisen inzet van onder meer informatie, machines, apparatuur, gereedschappen, voorraden en inventaris. Deze middelen mogen uitsluitend worden gebruikt om zaken te doen voor Koninklijke BAM Groep; elk ander gebruik is niet toegestaan. Dit geldt ook voor vertrouwelijke informatie, zoals gedetailleerde verkoop- en winstcijfers, marketingplannen, bestekken en dergelijke. Medewerkers dienen ervoor te zorgen dat dit soort informatie goed en veilig wordt bewaard en dat daarmee zorgvuldig wordt omgegaan.

 

Belangentegenstellingen 
Het werk bij Koninklijke BAM Groep wordt verricht op basis van zakelijke afwegingen en beslissingen. Persoonlijke belangen spelen geen rol. Concurreren of zakendoen met bedrijven waarin familieleden of vrienden van medewerkers belangen hebben, kan belangentegenstellingen veroorzaken. Zulke relaties moeten worden gemeld bij de compliance officer, zodat de juiste handelwijze kan worden bepaald.
Medewerkers mogen privé uitsluitend overeenkomsten aangaan met tot Koninklijke BAM Groep behorende dochtermaatschappijen indien hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming van de raad van bestuur of directie is verkregen.

 

Administratie 
Aandeelhouders mogen aannemen dat binnen Koninklijke BAM Groep beslissingen worden genomen op basis van correcte en nauwkeurige informatie. Informatie dient op de juiste manier te worden vastgelegd volgens de daartoe binnen Koninklijke BAM Groep geldende regels.
Er mogen geen boekingen worden verricht die de ware aard van een transactie verdoezelen of onjuiste facturen worden opgemaakt.
De boekhouding moet overeenstemmen met algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes en moet zijn ingericht volgens principes en geldende richtlijnen van Koninklijke BAM Groep.

 

Compliance-regeling 
Compliance officer 
De raad van bestuur benoemt ten behoeve van Koninklijke BAM Groep nv en elke directie van een dochtermaatschappij benoemt ten behoeve van deze dochtermaatschappij een compliance officer. Met de functie van compliance officer wordt in de eerste plaats een onafhankelijk meldpunt in het leven geroepen voor het melden van overtredingen van de gedragscode. De functie van compliance officer is uitsluitend een interne functie; alleen medewerkers van Koninklijke BAM Groep kunnen een beroep doen op de compliance officer.

 

De raad van bestuur respectievelijk de directie maakt bekend wie de compliance officer is, welke taken en bevoegdheden deze heeft en waar deze te bereiken is. De compliance officer van Koninklijke BAM Groep nv is tevens contactpersoon voor de compliance officers van dochtermaatschappijen.

 

Taken van compliance officer 
De compliance officer vervult een vertrouwensfunctie zonder last of ruggespraak van de raad van bestuur of een directie van een dochtermaatschappij en neemt de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht met betrekking tot de onder zijn aandacht gebrachte zaken.

 

De compliance officer heeft de taken en bevoegdheden die in de gedragscode aan hem of haar zijn toegekend. De raad van bestuur respectievelijk de directie kan aanvullende taken en bevoegdheden aan de compliance officer toekennen.
De compliance officer bevordert dat de medewerkers van Koninklijke BAM Groep vertrouwd zijn en blijven met de aard, inhoud en achtergrond van de gedragscode. Daartoe worden met enige regelmaat cursussen georganiseerd. De medewerkers van Koninklijke BAM Groep zijn verplicht aan deze cursussen deel te nemen en de compliance officer ziet er op toe dat zulks gebeurt.
De compliance officer bevordert de naleving van de gedragscode en neemt alleen schriftelijke, niet - anonieme meldingen van overtreding van de gedragscode in behandeling.
De compliance officer rapporteert ten minste eenmaal per jaar, en indien daartoe aanleiding bestaat ook tussentijds, aan de raad van bestuur respectievelijk de directie. De rapportage kan ten aanzien van individuele gevallen anoniem geschieden, zulks ter beoordeling van de compliance officer. De compliance officer heeft het recht een melding geheim te houden doch hij is daartoe niet verplicht. De identiteit van een melder wordt slechts met toestemming van de melder onthuld aan derden, tenzij de compliance officer op basis van een wettelijke regeling tot onthulling gehouden is.

 

De compliance officer kan in overleg met de raad van bestuur respectievelijk de directie een of meer personen aanwijzen die hem of haar bij afwezigheid vervangen dan wel hem of haar in zijn/haar werkzaamheden ondersteunen.

 

Advies van compliance officer 
De compliance officer adviseert de raad van bestuur en de directies van dochtermaatschappijen over vraagstukken met betrekking tot integriteit, waaronder ook niet in de gedragscode beschreven gedragingen die mogelijk wel in strijd zijn met de geest van de gedragscode.
Indien een medewerker van Koninklijke BAM Groep twijfelt of een voorgenomen handeling of gedraging in het licht van de gedragscode al dan niet is toegelaten, dient hij of zij voor informatie en advies contact op te nemen met de compliance officer. Indien een door deze gegeven advies niet wordt opgevolgd, legt de compliance officer de zaak voor aan de raad van bestuur respectievelijk de directie.

 

Meldingsplicht aan compliance officer 
Iedere medewerker van Koninklijke BAM Groep is verplicht een door hem of haar geconstateerde overtreding van de gedragscode onmiddellijk te melden aan de compliance officer, onder opgave van alle feiten en omstandigheden die hem of haar dienaangaande bekend zijn. De melding wordt vertrouwelijk behandeld en de privacy wordt gegarandeerd, met inachtneming van het gestelde in de compliance-regeling.

 

Controle, handhaving en sancties 
De raad van bestuur respectievelijk de directie ziet toe op de naleving van de gedragscode. Wanneer een bepaalde gedraging niet in de gedragscode is beschreven, maar mogelijk wel in strijd is met de geest van de gedragscode, oordeelt de compliance officer over de toepasselijkheid van de gedragscode en adviseert hij de raad van bestuur respectievelijk de directie.

 

De raad van bestuur respectievelijk de directie kan, al dan niet op verzoek van de compliance officer, een onderzoek (laten) instellen op basis van een gemotiveerde en onderbouwde klacht van een medewerker of een derde. Medewerkers van Koninklijke BAM Groep zijn verplicht aan een dergelijk onderzoek volledige medewerking te verlenen. De medewerker van wie wordt vermoed dat hij of zij in strijd met de gedragscode heeft gehandeld, wordt in het kader van het onderzoek gehoord. De raad van bestuur respectievelijk de directie zal de resultaten van een dergelijk onderzoek in een rapport (laten) vastleggen.

 

Hangende een onderzoek kan de raad van bestuur respectievelijk de directie voorlopige maatregelen van disciplinaire en/of arbeidsrechtelijke aard tegen de betrokken medewerker nemen.
Indien op basis van een onderzoek wordt vastgesteld dat in strijd met de gedragscode is gehandeld kan de raad van bestuur respectievelijk de directie, na advies te hebben ingewonnen van de compliance officer, disciplinaire en/of arbeidsrechtelijke maatregelen tegen de betrokken medewerker nemen, die afhankelijk van de ernst van het geval kunnen variëren van berisping, schorsing, boete en ontslag tot ontslag op staande voet.
De betrokken medewerker kan voorts aansprakelijk worden gehouden voor alle schade die voor Koninklijke BAM Groep uit de overtreding van de gedragscode mocht voortvloeien.

 

Deze gedragscode is opnieuw vastgesteld en treedt in werking op 1 december 2003.

 

Raad van bestuur
Koninklijke BAM Groep nv